11 h 40.
Cette réunion qui devait se terminer à 10 h 00 s’est éternisée. Vous aviez prévu d’en faire le compte-rendu avant votre déjeuner d’affaires, pour que l’équipe dispose de toutes les informations avant l’atelier de cet après-midi.
11 h 45.
Vous vous rendez-compte que votre plus gros prospect ne vous a toujours pas donné de nouvelles. Vous décidez de le relancer par email dès que possible.
11 h 50.
Le chat clignote. C’est votre boss, qui veut vous voir demain matin pour parcourir le premier jet de la présentation qu’il vous avait demandée pour la semaine prochaine.
Ça vous parle ?
Même en vous organisant parfaitement, vous ne pouvez pas être assuré d’avoir toujours le temps nécessaire pour peaufiner vos écrits, et prendre le temps de les relire calmement avec un café.
Pourtant, la qualité de ce que vous écrirez est plus que jamais essentielle : votre équipe doit parfaitement comprendre les décisions qui viennent d’être prises en réunion, votre crédibilité ne doit pas faillir auprès de ce prospect, et votre boss n’acceptera pas d’excuse si cette présentation n’est pas parfaitement propre.
Dès lors, comment faire pour garantir la qualité de votre texte, alors même que vous êtes pressé par le temps ?
Dans cet article, je vous donne les conseils qu’on a tendance à oublier quand on est sous pression, pour :
– investir intelligemment le peu de temps dont vous disposez ;
– mettre toutes les chances de votre côté ;
– vous faciliter le travail.
Et je vous livre quelques astuces bonus en fin d’article !
Investissez intelligemment le peu de temps dont vous disposez
L’erreur classique, lorsqu’on est pressé par le temps, c’est de se précipiter sans réfléchir. Pas le temps pour ça ! Vite, vite, on se jette sur son clavier et on écrit ce qui nous passe par la tête.
Stop ! C’est en fait le meilleur moyen de vous faire perdre encore plus de temps.
Investissement n°1 : définir où vous allez, et comment
Quel que soit le document que vous ayez à rédiger, forcez-vous à prendre du recul une minute.
Écrivez sur une feuille de papier, pour chaque document ou texte à rédiger :
- votre objectif ;
- les points à mentionner impérativement ;
- le temps que vous être prêt à y consacrer.
Retrouvez un canevas à imprimer dans les ressources privées du Cercle.
Faites l’exercice pour chaque document ou texte que vous avez à produire, avant de vous atteler à la rédaction du premier. Assurez-vous de garder ce papier sous les yeux tant que vous n’avez pas terminé.
Investissement n°2 : relire tous ses textes
C’est ce qui “saute” le plus facilement quand on est sous-pression. Pourtant, c’est aussi l’étape cruciale à ne rater sous aucun prétexte ! La relecture, c’est la base de la base quand on veut obtenir un texte de qualité.
Alors, puisqu’on parle d’écrire des textes “clairs et sans fautes”, hors de question de passer à côté de la relecture. N’oubliez pas de garder un œil sur vos objectifs par document : ont-ils été atteints ?
Par contre, il y a des astuces pour vous faciliter la vie et faire de cette étape une promenade de santé.
Mettez toutes les chances de votre côté
Vous l’aurez compris, ce n’est pas le moment de se lancer dans des digressions philosophiques. Vous n’avez pas le temps, vos mots d’ordre doivent donc être “construit”, “concis” et “concret”.
Votre texte sera clair si celui qui vous lit comprend votre réflexion
Produire un texte structuré va être facile : vous venez de prendre le temps de préparer chaque texte ! Reprenez votre feuille et les points principaux à aborder : vous tenez votre plan.
Selon votre support, veillez à ce que votre structure soit évidente :
- en transformant ces points en titres ou sous-titres ;
- en utilisant des listes à puce ;
- en utilisant des mots de liaison clairs entre les différentes parties…
Le cerveau se projette mieux lorsqu’on lui donne des éléments concrets
Pour que votre message soit clair, il vous faut bien l’exprimer, et vous assurer que celui qui le reçoit est sur la même longueur d’onde que vous. Pas de secret : il vous faut rester dans le concret.
Soyez factuel, nommez les projets / instances / personnes / documents dont vous parlez de sorte qu’il ne subsiste aucune ambiguïté dans votre texte.
Ne donnez des exemples que s’ils sont absolument indispensables à la bonne compréhension de votre texte.
Soyez explicite : quelles doivent être les prochaines étapes ? Ce n’est pas au lecteur de deviner, c’est à vous de lui fournir les éléments.
Moins vous écrirez de mots, moins vous aurez de chances de faire des fautes !
Remplissez chaque partie en allant à l’essentiel : pour un courrier électronique, une phrase ou deux doivent suffire.
Bien écrire, ce n’est pas forcément faire des phrases à rallonge, bien au contraire. N’ayant pas peur de faire simple. Sujet / verbe / complément, c’est très bien !
La concision, si elle n’est pas aussi simple qu’elle en a l’air, vous donne trois avantages :
- Des phrases courtes seront plus simples à comprendre par votre lecteur ;
- Vous vous débarrassez de la complexité des structures de phrases qui vous tendent des pièges orthographiques ;
- Cela vous prendra (normalement) moins de temps à écrire, et ça tombe bien : vous n’avez pas le temps de faire plus long !
Gardez un œil sur l’heure pour vous motiver à faire des phrases courtes.
Facilitez-vous le travail
Des courriers électroniques, des rapports, des comptes-rendus, des présentations, vous en avez déjà rédigé des dizaines. Vous savez comment faire, à quoi doit ressembler le contenu… mais devez-vous absolument en passer par là aujourd’hui ? Réfléchissez-bien, il y a sûrement des alternatives à ce que vous vous apprêtez à faire.
Voici quelques exemples, pour reprendre notre situation initiale.
1 – Vous vous imposez de terminer en urgence le compte-rendu de cette réunion interminable, car votre équipe a besoin de savoir quelles décisions ont été prises pour avancer. On attend de vous que le compte-rendu soit très complet, pour le transmettre à plusieurs personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion ; vous avez donc prévu d’y passer du temps. Pourtant, votre équipe n’attend des informations que sur quelques points en particulier.
Alternative :
-
Faites un email à votre équipe, avec les décisions qui les concernent, afin de ne pas les bloquer dans l’avancement de leur travail.
-
Prévenez-les que le compte-rendu complet leur sera communiqué plus tard.
-
Planifiez dans votre agenda un créneau pour terminer le compte-rendu quand vous serez plus disponible, et partez déjeuner !
2 – Votre plus gros prospect ne vous a toujours pas donné de nouvelles : va-t-il signer ce contrat, oui ou non ? Il vous faut préparer un email aux petits oignons pour le relancer dans les règles de l’art, mais vous ne savez pas vraiment comment vous y prendre.
Alternative :
-
Passez-lui un coup de fil ! S’il ne décroche pas, vous pourrez toujours lui laisser un message.
-
Dites-lui que vous prenez des nouvelles, et prévenez-le que vous allez lui envoyer un email récapitulant tous les éléments dont il pourrait avoir besoin pour prendre sa décision.
-
Avec un peu de chance, il vous répondra avant même que vous ayez eu à écrire un seul mot ! Sinon, vous aurez plus de temps de préparer votre message.
3 – Votre manager vient de vous demander de lui présenter dès le lendemain la présentation sur laquelle vous deviez travailler pour la semaine prochaine ! C’est sûr, vous allez y passer la nuit.
Alternative :
-
Vérifier avec lui l’objectif de ce point anticipé : il veut probablement s’assurer que vous soyez au clair sur l’objectif du document et la teneur des messages.
-
Au lieu de passer des heures à peaufiner la couleur de votre sous-titre, concentrez-vous sur la structure de la présentation et les grands messages : ne préparez que l’introduction et la conclusion, et travaillez seulement les titres pour le reste de la présentation.
-
Non seulement vous allez pouvoir dormir cette nuit mais, si vous devez ajuster la structure de votre présentation, vous allez également gagner du temps à ne pas travailler certains messages “pour rien” !
Décalez autant que possible votre relecture
Je n’allais tout de même pas vous laisser tranquille sans vous avoir (re)parlé de bien relire chacun de vos textes, afin de vérifier qu’ils sont clairs et sans fautes !
Le problème, c’est que l’une des clefs d’une relecture efficace est l’anticipation. Rien de tel qu’un texte qu’on laisse reposer quelques jours pour que les coquilles oubliées vous sautent aux yeux. Mais sous pression, pas le temps ? Inventez-le !
Autorisez-vous à sauter la relecture finale, si vous pouvez décaler votre envoi. Plutôt que d’envoyer cet email avant déjeuner, partez manger et relisez le juste avant le début d’après-midi, en revenant. Cela ne changera sûrement pas grand-chose pour votre interlocuteur qui, lui aussi, sera parti déjeuner et n’aurait de toute façon pas lu votre message avant 14 h.
Dans le même ordre d’idées, ne confondez pas “pour demain matin” et “pour ce soir”. En fin de journée, vous êtes fatigués vous aurez tendance à ne plus voir vos fautes. Prévoyez plutôt d’arriver cinq minutes en avance le lendemain matin pour relire et corriger votre texte à tête reposée.
BONUS – Quelques astuces pour des textes encore plus clairs et encore plus propres
Si vous en avez l’occasion, voici encore quelques pistes pour vous assurer de rédiger des textes impeccables !
- Faites-vous relire par votre collègue / voisin / ami. Assurez-vous au plus tôt qu’il soit disponible et promettez-lui de lui rendre la pareille dès qu’il en aura besoin.
- Utilisez un correcteur automatique, ou un logiciel de correction, en dernier recours. Rien n’est plus efficace qu’une relecture critique, mais pour traquer les dernières coquilles, cela pourra être efficace.
- Utilisez des modèles de documents ou, encore mieux, créez-en. Vous travaillerez plus rapidement et plus sereinement ; ça vous laissera le temps de vous relire !